V minulosti byly v restauracích pomocníkem číšníka pouze papírový bloček a tužka, pomocí kterých byl veden hostův účet, a byla to také jediná kontrola nákladů v podniku. V případě takovéto evidence majitel podniku těžko poznal, zda jej personál nešidí.
Dnešní pokladní systémy pro gastronomické provozy zamezují krádežím personálu a umožňují podrobný přehled o podnikání.
Centrální částí systému je pokladna, které umožňuje mít na očích aktuální tržby i stavy účtů jednotlivých hostů. Pokladní systémy mohou mít i další funkce, jako například slučování stolů či přesuny mezi stoly, dálkový displej, platby stravenkami či kartou, slevy při placení, dopočítávání částky a řadu dalších funkcí.
Velkou výhodou pokladních systémů je neustálý přehled o podnikání. K dispozici jsou přehledné reporty o příjmech, výdajích, docházce a dalších statistických údajích. Důležité je, že systém uchovává veškerou historii a vše co se do systému vloží, lze zpětně dohledat.
Prostřednictvím pokladního systému lze kontrolovat sklad, kde lze stanovit minimální množství zásob. Systém pak včas upozorňuje, že je příslušné zboží potřeba dokoupit
Přestože zavedení pokladního systému vyžaduje vstupní náklady, určitě se investované peníze brzy navrátí a hlavně se zjednoduší podnikání.